| AVRUPA BİRLİĞİ VE ULUSLARARASI KURULUŞLARIN KAYNAKLARINDAN ÜNİVERSİTEMİZE PROJE KARŞILIĞI AKTARILAN HİBE TUTARLARIN HARCANMASINDA İZLENECEK SÜREÇLER PROJENİN ONAYLANMASI
1. Üniversitemiz ile Avrupa Birliği veya Uluslararası Kuruluş arasında Proje Protokolü imzalanır. 2. İmzalanan Proje Protokolünün bir kopyasıve proje bütçesine ait harcama kalemleri döküm listesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğüne iletilir. 3. Proje Yürütücüsü Projeye aitdöviz hesabı açılması için Döner Sermaye İşletme Müdürlüğüne yazı yazar. 4. Katma Değer Vergisinden muafiyet istenmesi durumunda Bilgi Formu proje yürütücüsü tarafından doldurulur. (20.05.2005 gün ve 25820 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Türkiye-Avrupa Birliği Çerçeve Anlaşması 1 nolu Genel Tebliğ) EK:1 (Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Daire Başkanlığına yazı yazılıp Rektör yardımcısı tarafından imzalandıktan sonra Proje Protokolü ile Form gönderilir.) PROJEYE İLİŞKİN GİDERLER Proje hesabında bulunan tutarlar; proje sözleşmesine uygun olarak, konaklama, seyahat ve iaşe harcamaları, tüketim malı ve malzemesi, demirbaş, makine–teçhizat ve hizmet alımları ile proje kapsamındaki diğer giderler için kullanılır. Proje kapsamında yapılacak seyahatlere ilişkin yevmiyeler varsa proje sözleşmesinde belirtilen, yoksa Avrupa Birliği tarafından belirlenen esaslara göre ödenir. Proje süresi ile sınırlı olmak kaydıyla, proje kapsamında ve projeye ilişkin hizmetlerde görev alan memurlar ile diğer kamu görevlilerine proje sözleşmesine göre ödenecek ücretler, proje kaynaklarından karşılanır. Bu fıkra uyarınca çalıştırılanlara ödenecek ücretler sebebiyle genel hükümler doğrultusunda sigorta primi ve işsizlik sigortası primi kesilmesinin gerekmesi halinde, bu primlere ilişkin işveren hissesi proje kaynaklarından ödenir. Proje süresi ile sınırlı olmak kaydıyla, proje kapsamında ve projeye ilişkin hizmetlerde iş sözleşmesine dayanılarak çalıştırılacak kişilere ödenecek brüt ücret ile bu ücrete ilişkin sigorta primi ve işsizlik sigortası primi işveren hissesi proje kaynaklarından karşılanır. Sigorta primi ve işsizlik sigortası primi sigortalı hissesi ile işveren hissesi, ilgili sosyal güvenlik kurumuna proje özel hesaplarını tutan saymanlık tarafından gönderilir. İş sözleşmelerinde, ilgili projenin adı ile proje süresi içerisinde kalınmak kaydıyla sözleşme süresinin belirtilmesi zorunludur. Proje kapsamında ve projeye ilişkin hizmetlerde görev alan memurlara, diğer kamu görevlilerine ve iş sözleşmesine dayanılarak çalıştırılacak kişilere ödenecek ücretler, damga vergisi ve gelir vergisine tabidir. Bu tutarlar proje özel hesaplarını tutan sayman tarafından beyan edilerek zamanında ödenir. Proje kapsamında iş sözleşmesine dayanılarak çalıştırılacak kişilerin iş sözleşmeleri, proje yürütücüsü ile ilgili kişi tarafından imzalanır ve bunların işe başlama ve ayrılmalarına ilişkin bilgiler, derhal kamu idarelerinin personel işlerinden sorumlu veya ilgili birimlerine bildirilir ve gerekli işlemler bu birimlerce yapılır. Proje kapsamında yapılacak mal ve hizmet alımları, proje sözleşmesinde yer alan belirlemeler ve varsa projenin uygulama sürecini gösteren program kuralları çerçevesinde yapılır. Bu harcamalar konusunda proje sözleşmesinde veya program kurallarında belirleme olmaması halinde, 150.000 Avro'ya kadar olan alımlar proje yürütücüsünün yetki ve sorumluluğunda ve önceden belirleyeceği usul ve ilkelere göre gerçekleştirilir. Bu tutarı aşan alımlar için ise 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin (f) bendi kapsamında yapılacak ihalelere ilişkin 1/12/2003 tarihli ve 2003/6554 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile belirlenen esaslar uygulanır. AVANS VE ÖDEME LİMİTLERİ Proje kapsamında verilecek avanslar ve yapılacak ödemeler, proje yürütücüsü'nün talimatı çerçevesinde sınırlamaya tabi olmaksızın yapılır. Mal veya hizmet alımı için verilecek avanslar, proje mutemedine verilir. Mutemet görevlendirilmesine ilişkin Avans Talep Onayında, -Satın alınacak mal veya hizmetin adı -Satın alınacak mal veya hizmetin ne kadar süre içinde alınacağı -Avansın hangi süre içinde mahsup edileceği belirtilir ve birim amiri tatarfından imzalanır. MAL VE HİZMET ALIMI
1. Satın alınacak mal veya hizmet için a) Teknik şartname düzenlenir.
b) Yaklaşık maliyet belirlenir. Yaklaşık Maliyet, tedarik edilecek malı/hizmetin özelliğine göre valilik, belediye, ticaret odası, sanayi odası, meslek odaları, üretim ve satış yapan kamu kurum ve kuruluşları ile özel sektör kuruluşlarından veya piyasada ihtiyaç olan mal/hizmeti pazarlayan gerçek ve tüzel kişilerden proforma fatura isteyerek tespit edilir. (Ek:2) 2. Proje Yürütücüsü tarafından Onay Belgesi düzenlenir ve birim amiri tatafından imzalanır.(Ek:3) 3. Onay Belgesi, Teknik Şartname ve Yaklaşık Maliyet Cetveli ile ekleri Döner Sermaye İşletme Müdürlüğüne gönderilir. 4. Proje yürütücüsü tarafından biri başkan, biri işin uzmanı olmak üzere en az üç veya daha fazla tek sayıda kişi ile yedek üyelerden oluşan, muayene ve kabul komisyonları kurulur. EK:4 5. İta amiri Mal /Hizmet alımını onayladıktan sonra alım, proje yürütücüsü veya görevlendirdiği personel tarafından gerçekleştirilir. 6. Malzeme alımları için proje yürütücüsünün bağlı bulunduğu birim tarafından Ayniyat Tesellüm Makbuzu (Taşınır İşlem Fişi) düzenlenir. 7. Malzeme alımları için Muayene ve Kabul Komisyonu Kabul Tutanağı düzenlenir ve komisyon üyeleri tarafından imzalanır.EK:5 8. Hizmet alımları için Hizmet İşleri Kabul Teklif Belgesive Hizmet İşleri Kabul Tutanağı düzenlenir ve komisyon üyeleri tarafından imzalanır.EK: 6 ve 7 9.2.000,00YTL Üzerinde yapılan alımlar için proje yürütücüsü ile mal /hizmet satan gerçek veya tüzel kişilerle sözleşme yapılır.Ancak 2.000 YTL’nın altında yapılacak her bir alım için tedarikçi ile sözleşme yapmak ve yararlanıcı kuruma onaylatmak şartı aranmaksızın, sertifika ibrazı ile KDV istisnası kendiliğinden uygulanır YOLLUK ÖDEMELERİ Yolluk ödemeleri iki şekilde yapılmaktadır. 1. Avans Olarak yapılan Ödemeler 2. Nakit Olarak Yapılan Ödemeler. a) Yurtiçinde veya Yurtdışında görevlendirilen personele geçici görev yolluğu karşılığı avans olarak yapılan ödemeler. Verilecek avansın miktarı yolluk avans onayında belirtilir. (Personel görev yerinden döndükten sonra en fazla bir ay içinde aldığı avansı kapatmak zorunda)
b) Yurtiçinde veya Yurtdışında görevlendirilen personele, görev yerinden döndükten sonra yapılan ödemeler.(Görevlendirilen personel aynı bütçe yılı içinde Geçici Görev Yolluğunu Döner Sermaye İşletme Müdürlüğüne vermek zorunda ) Yurtiçi/Yurtdışı Yolluk Ödemelerinde Gerekli Belgeler 1. Proje yürütücüsü tarafından görevlendirilen personele avans ödemeleri için"Yolluk Avans Onay Belgesi" nakit ödemeleri için "Yolluk Onay Belgesi" düzenlenir vebirim amiri tarafından onaylanır. (Merkezi Harcama Belgeleri Yönetmeliği madde 22-25-27)EK:8 Yolluk Avans Onayı
2. Yurtiçi/Yurtdışı Geçici Görev Yolluk Bildirimi, görevli personel tarafından doldurulur, imzalanır.(Uçak Bileti,Otel Faturası ve Katılım Ücreti Belgesi Geçici Görev Yolluk Bildirimine eklenir) vebirim amiri tarafından onaylanır. Ek: 9 Geçici Görev Yurtiçi/Yurtdışı Yolluk Beyanı
3. Uçakla yapılan seyahatlerde uçak biletinin aslı veya Eletronik Bilet (Merkezi Harcama Belgeleri Yönetmeliği madde 27)
4. Konferans, seminer gibi toplantılara katılımlarda, katılım ücretinin ödendiğine ait belge
5. Yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin fatura (Merkezi Harcama Belgeleri Yönetmeliği madde 22) PERSONEL ÇALIŞTIRMA 1. Proje yürütücüsü projede çalışacak personel için talep yazısı yazar(Çalışacak personelin eğitim durumu, ödenecek ücret günlük veya aylık tutar ve yapacağı hizmet belirtilir)
2. Proje yürütücüsü ile sözleşmeli olarak çalışacak personel arasında "Hizmet Sözleşmesi"yapılır.
3. Projede görevlendirilecek personel için aşağıda yazılı belgeler istenir. a) Nüfus Cüzdanı Sureti
b) Diploma Sureti
c) İkametgâh İlmühaberi
d) Sabıka Kaydı
e) Sağlık Raporu (Sağlık Ocağı veya Dispanserden) 4. Proje yürütücüsü tarafından her ay çalışan personelin çalıştığı gün sayısını belirten puantaj Cetveli Döner Sermaye İşletme Müdürlüğüne gönderilir. |